Rugalmas Mail – Adatkezelési tájékoztató 

Rugalmas Mail – Adatkezelési tájékoztató

1. A tájékoztató tárgya

A Rugalmas Mail a Rugalmas Könyvelőirodai CRM levelezési modulja, amely a felhasználó által engedélyezett postafiókokból üzeneteket jelenít meg, és külön jóváhagyással üzenetek küldését támogatja. Ez a tájékoztató kifejezetten az alkalmazás Google-fiókkal és levelezési adatokkal kapcsolatos adatkezelését ismerteti.

2. Az érintett szereplők és kapcsolattartás

A szolgáltatás tervezett fejlesztője/üzemeltetője: Complere Solution Kft., 1203 Budapest, Helsinki út 3., adószám: 32679151-1-43. [adatvédelmi kapcsolattartási e-mail ghpkonyvelo@gmail.com, honlap www.rugalmaskonyveles.hu]. A könyvelőiroda az általa kezelt ügyféllevelezés tekintetében jellemzően önálló adatkezelő; a Rugalmas CRM szolgáltatója a megállapodás szerinti adatfeldolgozó lehet. A szerepeket a tényleges szerződés és adatfolyamat alapján kell meghatározni.

3. Milyen adatokhoz férhet hozzá az alkalmazás?

A postafiók tulajdonosának kifejezett Google OAuth-engedélye alapján a rendszer a Gmail API-n keresztül a levelek feladó- és címzettadatait, tárgyát, időpontját, tartalmát, üzenetazonosítóit és mellékleteit kezelheti, a megadott jogosultság mértékéig. A gmail.readonly jogosultság olvasást tesz lehetővé; a gmail.send jogosultság külön engedéllyel, felhasználói műveletre történő küldést. A CRM nem kéri el a Gmail-jelszót.

4. Célok és jogalapok

Az adatok kezelésének célja a könyvelőirodai levelezés egységes megjelenítése, válaszadás, kapcsolódó feladatok kezelése, valamint a felhasználó által kiválasztott mellékletek átadása a dokumentumfeldolgozásnak. A végfelhasználó Google OAuth-jóváhagyása a technikai hozzáférés alapfeltétele, de önmagában nem helyettesíti a GDPR szerinti adatkezelési jogalap megjelölését.

A Rugalmas Mail rendszerben történő személyesadat-kezelés célja a könyvelőirodák meglévő elektronikus levelezésének egységes kezelése, az ügyfelekkel és üzleti partnerekkel történő kapcsolattartás, a beérkező és elküldött üzenetek kezelése, továbbá az ügyintézéshez kapcsolódó dokumentumok feldolgozásának támogatása.

Az adatkezelés jogalapját az adott művelet célja és az érintett jogviszonya határozza meg:

• Szerződés teljesítése – GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont: amikor a személyes adatok kezelése az érintett természetes személlyel kötött szerződés teljesítéséhez vagy az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző intézkedéshez szükséges.
• Jogos érdek – GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont: az üzleti kapcsolattartás, az ügyfélmegkeresések kezelése, a szerződéses kapcsolatok adminisztrációja, valamint az informatikai rendszer biztonságának és működőképességének biztosítása, amennyiben az adatkezelő vagy harmadik fél jogos érdeke az érintett érdekeivel és alapvető jogaival szemben megfelelő érdekmérlegelés alapján elsőbbséget élvez.
• Jogi kötelezettség teljesítése – GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont: azon dokumentumok, számlák és egyéb adatok megőrzése vagy kezelése, amelyekre konkrét jogszabályi kötelezettség vonatkozik.

A Google-fiókhoz történő kapcsolódás a felhasználó által engedélyezett OAuth-hitelesítéssel történik. Ez a technikai hozzáférési engedély nem helyettesíti a GDPR szerinti adatkezelési jogalapot.

Az ügyféllevelezésben szereplő személyes adatok tekintetében az adott könyvelőiroda jellemzően adatkezelőként jár el. A Rugalmas CRM szolgáltatója az ügyféladatok szerződés szerinti feldolgozása során az adatkezelő dokumentált utasításai alapján, adatfeldolgozóként járhat el.

A különleges személyes adatok kezelése esetén a GDPR 9. cikkében foglalt további feltételeket is teljesíteni kell.

5. Az adatok felhasználása és megosztása

A levelezési adatokat a megadott könyvelőirodai funkciók biztosítására használjuk. A Google API-ból származó felhasználói adatokat nem értékesítjük, nem használjuk személyre szabott hirdetéshez, és nem adjuk át reklámcélú profilozásra. Hozzáférést kizárólag az adott iroda megfelelően jogosított munkatársai és a működéshez szükséges szerződéses szolgáltatók kaphatnak.

Az adatok felhasználása, címzettjei és továbbítása

A Rugalmas Mail a személyes adatokat kizárólag a szolgáltatás működtetéséhez, a felhasználó által engedélyezett levelezési műveletekhez, a könyvelőirodai ügyintézéshez és a kapcsolódó informatikai biztonsági feladatokhoz szükséges mértékben kezeli.

A rendszer működésében az alábbi szolgáltatók érintettek:

• Lovable: a Rugalmas Könyvelőirodai CRM jelenlegi alkalmazásüzemeltetési és felhőinfrastruktúrájának szolgáltatója.
• Google: a Gmail-postafiókokhoz történő hitelesítés, az e-mail-üzenetek lekérdezése és a felhasználó által kezdeményezett levélküldés szolgáltatója.
• Webnode: a Rugalmas Mail nyilvános tájékoztató oldalait tartalmazó weboldal szolgáltatója.
• További infrastruktúra- és alfeldolgozó szolgáltatók: a mindenkor ténylegesen igénybe vett szolgáltatások és az alkalmazandó adatfeldolgozási megállapodások szerint.

A levelezési adatokhoz az adott könyvelőiroda megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársai férhetnek hozzá. A technikai szolgáltatók kizárólag a szolgáltatás teljesítéséhez és üzemeltetéséhez szükséges mértékben kezelhetnek személyes adatokat.

A Google API-kon keresztül kapott felhasználói adatokat nem értékesítjük, nem használjuk személyre szabott hirdetési célzásra, és nem továbbítjuk reklámcélú profilozásra. Az adatok felhasználása a felhasználónak bemutatott és általa engedélyezett alkalmazásfunkciókra korlátozódik.

Az adatkezelés elsődleges helyszínét az alkalmazás ténylegesen használt felhőinfrastruktúrájának régiója határozza meg. Az infrastruktúra működtetéséhez kapcsolódó támogatási, biztonsági vagy más szolgáltatási műveletek az Európai Gazdasági Térségen kívüli adatkezelést vagy adattovábbítást is érinthetnek.

Az Európai Gazdasági Térségen kívüli adattovábbítás kizárólag a GDPR V. fejezetében meghatározott feltételekkel, így különösen megfelelőségi határozat vagy megfelelő garanciák – például az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek – alkalmazásával történhet.

A tényleges alfeldolgozók, adattárolási helyszínek és adattovábbítási garanciák nyilvántartása a szolgáltató adatfeldolgozási dokumentációjának részét képezi, amelyet a szolgáltatások változásakor felül kell vizsgálni.

6. Tárolás és védelem

A tervezett üzemi megoldásban a tartós Google-engedély megújító tokenje titkosítva, szerveroldali, hozzáférésvédett tárolóban szerepel. Az iroda levelezési jogosultságai elkülönülnek a többi iroda jogosultságaitól. A mellékletek CRM-dokumentumtárba helyezése külön felhasználói vagy jogosult munkafolyamathoz kötött.

7. Megőrzés, törlés és kapcsolat megszüntetése

7.1. Gmail-kapcsolat és hozzáférési adatok

A Rugalmas Mail a csatlakoztatott Gmail-postafiókokhoz a Google OAuth 2.0 hitelesítési rendszerén keresztül fér hozzá.

A hozzáféréshez szükséges hitelesítési adatokat titkosított formában, jogosultságvédett környezetben tárolja.

A felhasználó a Gmail-kapcsolatot bármikor megszüntetheti. A leválasztás során a rendszer megszünteti az alkalmazás hozzáférését az érintett postafiókhoz, kezdeményezi a Google-hozzáférés visszavonását, és törli a további hozzáférést biztosító hitelesítési adatokat az aktív tárolóból.

A Gmail-kapcsolat megszüntetése nem eredményezi a Gmail-postafiókban található eredeti levelek törlését.

7.2. Levelezési adatok és metaadatok

A Rugalmas Mail a levelezési adatokat és metaadatokat – így különösen a feladó, a címzett, a tárgy, az időpont és az üzenetazonosító adatait – a levelezési szolgáltatás biztosításához szükséges ideig kezeli.

Az eredeti elektronikus levelek elsődleges tárolási helye a felhasználó levelezőszolgáltatójának rendszere.

A CRM-ben külön rögzített ügyintézési adatok, megjegyzések és feladatok megőrzése az adott könyvelőiroda adatkezelési szabályaihoz és a kapcsolódó ügyintézési célhoz igazodik.

A postafiók leválasztása önmagában nem eredményezi a korábban jogszerűen átvett és külön ügyiratként kezelt dokumentumok automatikus törlését.

7.3. Dokumentumok és számviteli bizonylatok

A Rugalmas Mailből a Dokumentumtárba vagy a Számlakezelőbe áthelyezett dokumentumok megőrzése azok tartalmától, rendeltetésétől és jogszabályi besorolásától függ.

A számviteli bizonylatokat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján legalább 8 évig kell megőrizni.

Azoknál az iratoknál, amelyekre más jogszabály hosszabb vagy eltérő megőrzési időt ír elő, az adott jogszabály rendelkezése az irányadó.

A jogszabály alapján kötelezően megőrzendő dokumentumokat a felhasználó vagy az érintett törlési kérelme alapján sem lehet a kötelező megőrzési idő lejárta előtt törölni, amennyiben a megőrzési kötelezettség továbbra is fennáll.

7.4. Technikai és biztonsági naplók

A rendszer az informatikai biztonság, a jogosultságkezelés, a hibakeresés és a működés ellenőrzése céljából technikai naplóadatokat kezelhet.

A naplóadatokat az adott célhoz szükséges ideig, a rendszer jóváhagyott adatmegőrzési szabályzata szerint kell megőrizni.

A naplózás során törekedni kell arra, hogy a naplóadatok ne tartalmazzanak teljes levéltörzseket, csatolmányokat, jelszavakat vagy hozzáférési tokeneket.

A megőrzési idő elteltével a naplóadatokat törölni vagy – ahol ez megfelelő – visszafordíthatatlanul anonimizálni kell.

7.5. Biztonsági mentések

A rendszer működésének biztosítása érdekében biztonsági mentések készülhetnek.

A mentések megőrzési idejét és törlési rendjét a ténylegesen alkalmazott infrastruktúra és a szolgáltató mentési szabályzata határozza meg.

A biztonsági mentésből történő visszaállítás nem eredményezheti a korábban jogszerűen törölt személyes adatok indokolatlan, ismételt aktív kezelését.

7.6. Érintetti kérelmek kezelése

Az érintettek a GDPR rendelkezéseinek megfelelően kérhetnek tájékoztatást személyes adataik kezeléséről, hozzáférést, helyesbítést, törlést, adatkezelési korlátozást, valamint az alkalmazandó feltételek szerint tiltakozhatnak az adatkezelés ellen, illetve élhetnek az adathordozhatósághoz való jogukkal.

A kérelmeket elsődlegesen az adatkezelőként eljáró könyvelőiroda kezeli. A Rugalmas CRM szolgáltatója adatfeldolgozói minőségében az adatkezelő dokumentált utasításai szerint működik közre.

A kérelmekre indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint a beérkezéstől számított egy hónapon belül kell választ adni. A GDPR által meghatározott feltételek mellett ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amelyről az érintettet az első hónapon belül tájékoztatni kell.

A törlési jog nem korlátlan: a jogszabályi megőrzési kötelezettség vagy más, a GDPR által elismert kivétel fennállása esetén a törlés megtagadható vagy korlátozható, megfelelő indokolással.

8. Érintetti jogok, kapcsolattartás és panaszkezelés

Az érintett a GDPR rendelkezéseinek megfelelően jogosult tájékoztatást kérni személyes adatainak kezeléséről, hozzáférést kérni az adataihoz, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésük korlátozását kérni, valamint az alkalmazandó feltételek szerint tiltakozni az adatkezelés ellen és élni az adathordozhatósághoz való jogával.

Adatvédelmi kapcsolattartás

A Rugalmas Mail szolgáltatással kapcsolatos adatvédelmi megkeresések az alábbi elérhetőségen tehetők meg:

E-mail: ghpkonyvelo@gmail.com

A Rugalmas Mailt használó könyvelőirodák ügyfelei a személyes adataikat érintő kérelmeikkel elsődlegesen a saját könyvelőirodájukhoz, mint adatkezelőhöz fordulhatnak.

A Rugalmas CRM szolgáltatója az ügyféladatok kezelése során adatfeldolgozóként, az adott könyvelőiroda dokumentált utasításai szerint működik közre, amennyiben ezt a szerződéses és tényleges adatkezelési viszonyok megalapozzák.

Érintetti kérelmek intézése

A beérkező adatvédelmi kérelmeket nyilvántartásba kell venni, és szükség esetén ellenőrizni kell a kérelmező személyazonosságát, valamint azt, hogy a kérelem mely adatkezelőhöz tartozik.

Az adatkezelő a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint annak beérkezésétől számított egy hónapon belül megválaszolja.

Indokolt esetben, a kérelem összetettségére vagy a kérelmek számára tekintettel, a határidő további két hónappal meghosszabbítható. Erről az érintettet az eredeti egyhónapos határidőn belül, az indokok megjelölésével tájékoztatni kell.

A kérelmek teljesítése főszabály szerint díjmentes, a GDPR-ban meghatározott kivételekkel.

Panasztételi jog

Amennyiben az érintett megítélése szerint személyes adatainak kezelése sérti az adatvédelmi jogszabályokat, jogosult panaszt tenni a felügyeleti hatóságnál.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

Honlap: https://www.naih.hu/

Az érintett jogosult bírósághoz is fordulni az alkalmazandó jogszabályok szerint.

9. Google API-szabályok és változások

A Google API-kon keresztül kapott adatok használatára a Google API Services User Data Policy, ezen belül a Limited Use követelmények irányadók. A hozzáférést kizárólag a felhasználónak bemutatott, általa engedélyezett funkciókhoz használjuk. A tájékoztatót az alkalmazás tényleges funkcionalitásának, a szolgáltatók körének vagy a jogszabályoknak a változásakor frissíteni kell.

10. Hatálybalépés

A Rugalmas Mail Adatkezelési tájékoztató hatálybalépésének dátuma:

2026. november 5.

Hatálybalépés: 2026. november 5.

Verzió: 1.0

Utolsó módosítás: 2026. november 5.